BİLGİ – İŞLEM PROSEDÜRÜ

1. AMAÇ ve KAPSAM

Bilgi işlem prosedürü nün amacı, Teknik Servis, Program Bakım-Geliştirme Yenileme Ve Eğitimi çerçevesinde yer alan ve hastanenin gereksinimi olan bilgisayar ve ek donanım ihtiyaçlarının tespitini, ilgili yazılımların bilgisayarlara kurulumunu, kullanım noktalarına dağıtımını, kullanım noktalarındaki kontrollerini, donanımların rutin bakımlarını, kullanıcı eğitimlerinin verilmesini, Sistem Yedeklemelerini, Yazılımların güncelleştirilmesini, kullanıcı isteklerinin ve şikâyetlerinin giderilmesini sağlamaktır.

2. SORUMLULAR

Bilgi-İşlem ve Otomasyon Sistemi Koordinasyon yapısının oluşturulmasından, bilgisayarların üzerinde yüklü bulunan yazılımlar ve ek donanımları ile birlikte kullanım noktalarındaki düzenli çalışmasından Başhekim, Başhekim Yardımcısı, Bilgi-İşlem Yöneticisi ile bölüm/birim yöneticileri sorumludur. Hastanemizin Bilgi İşlem Sorumluluğu İsmail BEKTAŞ tarafından yürütülmektedir.

3. SİSTEMİN İŞLETİLMESİ

Hastanemizdeki bilgi ağı HBYS, VTYS, LBS gibi yazılımlar kullanılarak yönetilir. Bu yazılımlar, yüklenici firmalardan sağlanır. Yüklenici tarafından, bir plan dâhilinde yazılım modülleri yüklenir. Bu sistemin çalıştırılması, eğitim ve bakım, destek hizmetlerinin verilmesi için de yüklenici tarafından temin edilecek eğitim ve destek elemanı, Hastane otomasyon sorumlusu ve yüklenici firmanın sistem sorumlusunun uygun gördüğü plan dâhilinde HBYS sisteminin işletilmesinde görevlendirilecektir.

4. UYGULAMA

Hastanemizde Elektronik Bilgi Sistemi (HBYS, VTYS, LBS), bilgilerin güvenli bir şekilde paylaştırıldığı, değişik amaç ve içerikli ana makineler, bu bilgilere kullanıcılarının yetkileri dâhilinde ulaşan masaüstü bilgisayarlar, bu bilgisayarların birbiriyle (kurum içi) ve Internet ile bağlantılarını sağlayan ağ yapısından oluşur. Sistem doğru bilgiye sürekli, güvenli ve en kısa zamanda ulaşılabilmesi için yapılandırıldığından, çeşitli seviyelerde koruma ve yedekleme teknikleri mevcuttur. Bu sistemin çalıştırılması, eğitim ve bakım, destek hizmetlerinin verilebilmesi için de Yüklenici firma tarafından temin edilen eğitim ve destek elemanları, Hastane Bilgi İşlem Yöneticisi ve Yüklenici firmanın sistem sorumlusunun uygun gördüğü plan dâhilinde HBYS sisteminin işletilmesinde görevlendirilir. Yedek Alma işlemi sistem tarafından otomatik olarak gerçekleştirilir.

4.1 Ana makineler

4.1.1. Ana makinelerin Sağladığı İşlevler :

• HBYS bilgi ve programlarının kullanılması (Hasta Kayıt/Kabul ve Danışma Modülü, Ayaktan Tedavi Gören hasta (Poliklinik) Modülü, Ağız ve Diş Sağlığı Modülü, Acil Servis Modülü, Yatan Hasta Modülü, Hemodiyaliz Modülü, Laboratuar Modülü, Radyoloji (Tıbbi Görüntüleme İşlemleri) Modülü, İleri Tanı ve Tedaviler İçin Randevu İşlemleri Modülü, Ameliyathane Modülü, Eczane Modülü, Depo, Ambar ve Demirbaş (Ayniyat) Modülü, Vezne Modülü, Döner Sermaye, Faturalama ve Muhasebe Modülü, Personel ve Bordro İşlemleri Modülü, Sıhhi Kurul Modülü, Satın alma Modülü, Hizmet Modülü, Cihaz Takip Modülü, İstatistik Modülü),
• İntranet bilgilerinin tutulması : (web server)
• Internet ortamına güvenli bir şekilde kurum politikaları dahilinde ulaşılması : (Firewall server)
• Kurum için önemli ve paylaşılması gereken dosyaların depolanması : (file server)
• Bütün bu hizmetlerin güvenli ve yetki dahilinde yapılması : (Domain kontroller)

4.1.2. Ana makinelerin sağladığı İşlevlerin sürekliliğinin sağlanması :

• Ana makineler, bir hastanenin sürekli güncelleştirilmeye açık olan ve yasal zorunlulukları göz önünde bulundurarak yukarıda anlatılan çok kritik bilgileri içerdiğinden dolayı, sorgulanan, fiziksel, donanımsal ve yazılımsal teknikler ile korunur ve yedeklenir.
• Ana makineler, “Sistem Odası”nda, kilit altında ve optimum çalışma koşulları sağlanmış bir ortamda tutulur. (Bkz. Sistem Odası kullanma talimatı). Bu oda ayrıca yerel ağ (LAN) ve geniş alan (WAN) bağlantıları, kablo ve aktif cihazlarının toplandığı merkezdir.
• Sistem odasındaki bütün cihazlar, Kesintisiz Güç Kaynağına (KGK) bağlıdır, dolayısı ile kısa süreli elektrik kesintilerinin, birimleri durdurması ve cihazlarda elektronik veya yazılımsal bozulmalara sebep olması engellenmiştir.
• Ana makineler RAID teknolojisi ile donatılmış olduklarından dolayı, bilgilerin saklandığı bölümler olan sabit disklerin (HDD) bazılarının arızalanması durumunda dahi, bilgi kaybı ve kesintisi olmadan çalışmaya devam eder.
• Saklanan bilgilerin kayıp ve bozulma/değiştirilme olasılığına karşılık yedekleme teknikleri kullanılmaktadır. Sistemde tutulan bilgiler, günlük, haftalık ve aylık planlar halinde yedeklenir ve yedekleme talimatına uygun olarak Hastane Bilgi-İşlem Yöneticisi tarafından yürütülür. İlk kurulum sırasında Hastanenin geçmiş dönemlere ait kullanılan veri tabanı dosyaları, tüm veriler Oracle Export Utility ile Full Export halde DDS 4 tape bandına veya CD’ye alınarak hiçbir data kaybı olmaksızın HBYS üzerine aktarımı sağlanır.
• Terminal (istemci) bilgisayarlarda, birimin özelliğine göre, HBYS, LBYS kurulur ve her kullanıcı ancak yetkisi dahilinde işlem yapar.

4.2. Ana Bilgisayara bağlı Bilgisayarlar (Terminal) :

Kişisel Bilgisayarlardır. Ana Makine kaynaklarına erişim ve bilgiyi işlemek için gerekli yazılımlar yüklüdür. Yetki dahilinde, bilgisayar kullanıcısının özel bilgileri (elektronik postalar, yedekler, .xls, .doc, .ppt, .mdb dosyaları, rapor şablonları vb) bulunur. Bu bilgisayarlarda yüklü programların CD’lerde orijinalleri bulunur ancak, diğer kişiye özel bilgilerin sorumluluğu kullanıcıya aittir. Kullanıcı isteğine bağlı özel yazılımların yüklenebilmesi ve kullanılabilmesi Bilgi İşlem Yöneticisinin iznine bağlıdır.

4.3. Bakım, Onarım, Geliştirme

Sistemin sürekliliğinin sağlanmasının ön koşulu, ana makineleri ve ağ ana bağlantılarını çalışır tutmaktır. Bunun için Bilgi-İşlem Yöneticisinin kontrolünde, donanım ve yazılım ile ilgili sorunların çözümü gerçekleştirilir. Kişisel bilgisayarlar, yazıcılar vb cihazlar gelişen teknolojilere uyumu ve standardı sağlamak için hizmet alımı kapsamında kiralama dönemi sonlarında kurum ihtiyaç ve politikalarına uygun olanları ile değiştirilir. Sistemin verimliliğini azaltacak veya tehlikeye sokacak konularda kullanıcılar sürekli bilgilendirilir.

5. DONANIM VE VTYS EĞİTİMİ

Bilgi-İşlem Yöneticisi, Donanım ürünleri ve VTYS’ne ilişkin eğitimi, eğitim gerekleri bölümünde belirtilen esaslar göz önüne alınarak gerçekleştirilmesini sağlar.

5.1. Kullanıcı Eğitimi

Bilgi İşlem Yöneticisi, uyarlanmış yazılımı kullanacak hastane personeline verilecek kullanıcı eğitimleri için gerekli planını yapar ve eğitimlerinin verilmesi için Yüklenici firmaya talimat verir.

5.1.1. Eğitim Gerekleri

• Bilgisayar ve ek donanımların tanımı, kullanım amaçları
• Bilgisayar Okuryazarlığı
• MS Windows İşletim Sistemi
• MS Office (Word, Excel, Powerpoint) temel kullanımı
• VTYS temel bilgiler
• HBYS
• LBS